1. Veri sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Incasso Mentor Enformasyon ve Danışmanlık Hizmetleri Anonim Şirketi (Adalet Mah. Manas Blv. Folkart Towers A Kule No: 47 B, İç Kapı No: 3509, Bayraklı / İzmir; e-posta info@incassomentor.com; KEP [KEP adresi — aanvullen]) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir. Bu metin, KVKK'nın 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır.
2. Kimlerin verilerini işliyoruz?
- Müşteri yetkilileri ve çalışanları: talep formlarını dolduran, bizimle yazışan veya sözleşmeyi imzalayan gerçek kişiler.
- Üçüncü kişi iletişim kişileri: müşterilerimizin bize ilettiği borçlu veya alıcı şirketlerin yetkilileri ve iletişim kişileri. Bu verileri müşterimizden alırız; müşterimiz bu kişilere karşı kendi aydınlatma yükümlülüğünden sorumludur.
- Veri listelerindeki kişiler: Avrupa'daki şirketlerin kamuya açık ticaret sicillerinden ve kredi bilgi kaynaklarından derlenen, görevleri itibarıyla listelenen yetkililer.
- Site ziyaretçileri: yalnızca sunucu günlüklerinde tutulan teknik veriler (bkz. Çerez Politikası).
3. İşlenen kişisel veri kategorileri
| Kimlik | Ad, soyad, unvan / görev |
|---|---|
| İletişim | E-posta, telefon, iş adresi, şehir |
| Müşteri işlem | Talep içeriği, hizmet türü ve paket seçimi, yazışmalar, proforma ve fatura bilgileri, verilen görüş ve mesajlar |
| Finans | Fatura tutarları, vade ve ödeme bilgileri, tahsilat dosyasındaki alacak bilgileri (şirket verisi olmakla birlikte gerçek kişi tacirlerde kişisel veri niteliğindedir) |
| Hukuki işlem | Tahsilat dosyasındaki ihtilaf durumu, sözleşme ve yazışmalar, vekâletnameler |
| İşlem güvenliği | IP adresi, tarayıcı bilgisi, işlem zamanı, sistem günlükleri, form gönderim kimliği |
| Belge içeriği | Talep formuna yüklenen fatura, sevk belgesi ve yazışmalarda yer alan kişisel veriler |
Özel nitelikli kişisel veri (KVKK md. 6) talep etmiyoruz; lütfen bize ilettiğiniz belgelerde bu tür verilerin bulunmamasına özen gösterin.
4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK md. 5/2) |
|---|---|
| Talebin alınması, teklif hazırlanması, sözleşmenin kurulması ve ifası (rapor, izleme, tahsilat, liste) | (c) Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması |
| Fatura düzenlenmesi, muhasebe ve vergi kayıtları, ticari defterlerin tutulması | (ç) Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (VUK, TTK) |
| Yazışmaların saklanması, uyuşmazlık hâlinde hakların kullanılması | (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması |
| Bilgi güvenliği, kötüye kullanım ve sahte talep önleme, sunucu günlükleri | (f) Veri sorumlusunun meşru menfaati |
| Mevcut müşterilere hizmetle ilgili bilgilendirme ve ticari elektronik iletiler (tacir alıcılar) | (f) Meşru menfaat; 6563 s. Kanun md. 6/2 — ret hakkı saklıdır |
| Yurt dışındaki altyapı ve hizmet ortaklarına aktarım | KVKK md. 9 — aşağıda 5. bölümde açıklanan güvenceler ve/veya açık rıza |
5. Kişisel verilerin aktarılması
5.1 Yurt içi
Verileriniz, yasal yükümlülüklerimiz kapsamında mali müşavirimize, hukuki danışmanlarımıza ve talep hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (mahkemeler, vergi dairesi, Kişisel Verileri Koruma Kurulu) aktarılabilir.
5.2 Yurt dışı
Hizmetlerimizin doğası gereği (Avrupa'daki şirketler hakkında bilgi ve tahsilat) verileriniz yurt dışına aktarılır:
| Alıcı | Ülke / bölge — amaç |
|---|---|
| Bulut veri tabanı ve uygulama altyapısı | Avrupa Birliği (İrlanda) — talep formlarının ve müşteri kayıtlarının saklanması |
| E-posta gönderim ve alım altyapısı | Avrupa Birliği / ABD — bildirim ve yazışma e-postalarının iletilmesi |
| Kredi bilgi kaynağı | Avrupa Birliği / Birleşik Krallık — rapor ve izleme için sorgulanan şirketin kimlik bilgileri; sorgulayan müşterinin kimliği kaynağa iletilmez |
| Tahsilat ortakları ve hukuk büroları | Borçlunun bulunduğu ülke — tahsilat dosyasının yürütülmesi (alacaklı yetkilisinin adı ve iletişim bilgileri, borçlu iletişim kişileri, belgeler) |
Yurt dışı aktarımlar, KVKK'nın 9. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterlilik kararı verilen ülkelere; yeterlilik kararı bulunmayan hâllerde Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşme ile veya taahhütname gibi uygun güvenceler çerçevesinde; bunların mümkün olmadığı arızi durumlarda ise açık rızanıza dayanarak gerçekleştirilir. Talep formundaki onay kutusu bu açık rızayı kapsar. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz; geri alma, o tarihe kadar yapılan işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez ve hizmetin ifasını imkânsız kılabilir.
6. Toplama yöntemi
Kişisel verileriniz; sitedeki talep formları, e-posta ve telefon yazışmaları, yüklediğiniz belgeler, kredi bilgi kaynakları ve kamuya açık ticaret sicilleri aracılığıyla, otomatik ve kısmen otomatik yollarla toplanır. Site üzerinde çerez veya takip aracı kullanılmaz.
7. Saklama süresi
- Sözleşme ve fatura kayıtları: TTK md. 82 ve VUK md. 253 uyarınca 10 yıl.
- Tahsilat dosyaları ve yazışmalar: dosyanın kapanmasından itibaren genel zamanaşımı süresi olan 10 yıl (TBK md. 146).
- Sözleşmeye dönüşmeyen talepler: talep tarihinden itibaren en fazla 2 yıl.
- Sunucu ve işlem günlükleri: en fazla 2 yıl (5651 s. Kanun kapsamındaki yükümlülükler saklıdır).
- Ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları: ret tarihinden itibaren 3 yıl.
Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
8. Haklarınız (KVKK md. 11)
Veri sorumlusuna başvurarak;
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK md. 7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
9. Başvuru usulü
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurunuzu;
- yazılı olarak, ıslak imzalı dilekçeyle Adalet Mah. Manas Blv. Folkart Towers A Kule No: 47 B, İç Kapı No: 3509, Bayraklı / İzmir adresine elden veya noter aracılığıyla,
- kayıtlı elektronik posta (KEP) adresinizden [KEP adresi — aanvullen] adresine,
- tarafımıza daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@incassomentor.com adresine
iletebilirsiniz. Başvurunuzda ad, soyad, (T.C. vatandaşları için) T.C. kimlik numarası veya (yabancılar için) uyruk ve pasaport / kimlik numarası, tebligata esas adres ya da e-posta, varsa telefon ve talep konusu bulunmalıdır. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen tarife uygulanır. Başvurunuzun reddedilmesi, yanıtın yetersiz bulunması veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.
10. Veri güvenliği ve VERBİS
Verileriniz erişim yetkilendirmesi, şifreli bağlantı (TLS), düzenli yedekleme ve altyapı sağlayıcılarımızla yapılan veri işleme sözleşmeleri gibi teknik ve idari tedbirlerle korunur. [VERBİS durumu: Şirketimiz, yıllık çalışan sayısı ve mali bilanço toplamı Kurul tarafından belirlenen eşiklerin altında kaldığından Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) kayıt yükümlülüğünden muaftır / VERBİS kayıt numarası: … — aanvullen]
11. Değişiklikler
Bu aydınlatma metni mevzuat ve hizmetlerimizdeki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel sürüm ve yürürlük tarihi bu sayfada yayımlanır.